Mantan Kepala Bagian Humas dan Protokol Universitas Gadjah Mada Iva Ariani mengatakan bahwa masyarakat memiliki hak memperoleh informasi tentang hal-hal yang dilakukan suatu institusi. Di sisi lain, institusi punya banyak informasi namun sekaligus butuh masukan, sehingga diperlukan strategi komunikasi yang tepat untuk menghubungkan institusi dengan masyarakat. Demikian seperti disampaikan dalam sesi pelatihan bagi para volunteer Ramadhan Public Lecture 1444 H Bidang Kehumasan dan Kerjasama, Sabtu (3/12) lalu.
Menurut Iva, dalam membangun koordinasi komunikasi institusi, mengatur dan mengawasi isu-isu komunikasi serta memiliki sistem respons yang cepat merupakan hal yang sangat penting bagi setiap pelaku kehumasan. Selain itu, pelaku kehumasan harus dapat mengantisipasi hal-hal yang dapat terjadi saat penyampaian informasi; seperti berita yang beredar, rumor yang belum pasti atau palsu, hingga pernyataan yang saling bertentangan. Hal ini dapat diatasi dengan membangun sistem komunikasi yang tidak hanya tanggap namun juga siap setiap saat diperlukan.
Materi pelatihan yang diberikan tak hanya mengenai konsep kehumasan, melainkan juga teknik-teknik keprotokolan yang perlu dipahami saat menjalankan tugas kehumasan. Teknik yang disampaikan tidak hanya mengenai gerak-gerik tubuh yang diwajibkan dan dilarang dalam menyambut tamu, namun juga cara berkomunikasi pada tamu. Menurut Iva, pelayanan yang prima dalam keprotokolan bergantung pada pemahaman mengenai detail acara, lokasi acara, pejabat yang hadir dan akan mendapatkan pelayanan, serta keperluan dan kebutuhan acara.
Pelatihan yang berlangsung di ruang pertemuan Masjid Kampus UGM dari pagi hingga siang ini diselenggarakan oleh panitia Ramadhan Public Lecture 1444 H. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mempersiapkan para volunteer agar siap untuk memberikan yang terbaik pada saat pelaksanaan Ramadhan Public Lecture 1444 H di bulan Ramadan 2023 mendatang, yang dijadwalkan akan mengundang sejumlah tokoh nasional. Selain untuk bidang kehumasan, panitia juga mengadakan pelatihan serupa untuk volunteer bidang-bidang lainnya, seperti pembuatan konten, jurnalistik, akomodasi, hingga analisis data. (Rama SP)
(Erata: Sebelumnya artikel ini berjudul “Kabag Humas dan Protokol UGM: Instansi Perlu Strategi Komunikasi yang Tepat”, judul diganti untuk menyesuaikan posisi pembicara saat ini -red)